Wspólnota mieszkaniowa powstaje z chwilą wyodrębnienia własności pierwszego lokalu - w budynku wielolokalowym - na rzecz innej osoby niż dotychczasowy właściciel. Powołanie do życia tego nowego podmiotu praw i obowiązków następuje z mocy prawa. Nie wymaga więc dokonania jakiegoś szczególnego aktu zawiązania, czy założenia, ani określenia jego struktury organizacyjnej. Zasady funkcjonowania wspólnot są bowiem określone przepisami ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali.

Wspólnoty mieszkaniowe stanowiące ogół właścicieli lokali w danym budynku sprawują zarząd nieruchomością wspólną, to jest tymi częściami budynku przeznaczonymi do wspólnego korzystania (korytarze, klatki schodowe, windy, zewnętrzne elewacje itd.) oraz gruntem, na którym ten budynek stoi. W ramach zarządu wspólnota może powierzyć administrowanie nieruchomością przedsiębiorstwu, które się tym fachowo zajmuje.

Utworzenie wspólnoty mieszkaniowej nie jest jednak wyłącznie domeną inwestycji deweloperskich lub będących prywatną inicjatywą właścicieli działki budowlanej. Wspólnoty mieszkaniowe coraz powszechniej powstają na bazie zasobów spółdzielni mieszkaniowych. Wiąże się to m.in. z faktem zniesienia z dniem 31 lipca 2007 r. możliwości ustanawiania spółdzielczych własnościowych praw do lokali, co spowodowało zwiększenie liczby zawieranych umów o wybudowanie przez spółdzielnie lokali w celu ustanowienia ich odrębnej własności.

W tych przypadkach, a więc wszędzie tam, gdzie mieszkania są sprzedawane na własność, przepisy ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych przewidują możliwość ustanowienia wspólnoty mieszkaniowej.

Oczywiście wydzielenie wspólnoty mieszkaniowej ze spółdzielni musi z natury rzeczy odbywać się na zasadach odmiennych niż wynikających z ustawy o własności lokali. Inaczej niż w tej ustawie, wspólnota powstanie nie z chwilą wyodrębnienia własności pierwszego, lecz ostatniego lokalu w budynku.

O ile zatem własność wszystkich lokali w budynku została wyodrębniona, nie ma potrzeby, aby spółdzielnia w dalszym ciągu była obciążona obowiązkiem zarządzania tym budynkiem, skoro wyzbyła się swoich praw właścicielskich do całej nieruchomości. A zatem w tej sytuacji wspólnota mieszkaniowa - podobnie jak w ustawie o własności lokali - powstaje automatycznie, z mocy prawa.

Dzieje się to niezależnie zarówno od woli poszczególnych właścicieli lokali, jak i bez względu na fakt pozostawania przez nich lub jedynie niektórych właścicieli w stosunku członkostwa w spółdzielni. Ustawa o spółdzielniach mieszkaniowych przewiduje jeszcze jedną możliwość powołania wspólnoty mieszkaniowej w budynku stanowiącym współwłasność spółdzielni. Odbywa się to na mocy aktu woli właścicieli lokali - a więc już nie z mocy samego prawa.

Zgodnie z art. 24 (1) ust. 1 ustawy większość właścicieli lokali w budynku lub budynkach położonych w obrębie danej nieruchomości, obliczana według wielkości udziałów w nieruchomości wspólnej, może podjąć uchwałę, że w zakresie ich praw i obowiązków oraz zarządu nieruchomością wspólną będą miały zastosowanie przepisy ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali.

Oznacza to, że właściciele lokali mogą suwerennie zadecydować, że w odniesieniu do ich lokali przestanie obowiązywać ustawa o spółdzielniach mieszkaniowych i reżim zarządu nią ustanowiony. Przesłanką jednak podjęcia skutecznej uchwały jest to, że zostanie ona przegłosowana przez właścicieli lokali, którzy łącznie posiadają większość udziałów w nieruchomości wspólnej. Z chwilą jej podjęcia powstanie wspólnota mieszkaniowa.

Zarząd przez nią sprawowany obejmie lokale tych właścicieli opowiadających się za powstaniem wspólnoty. Będzie funkcjonował on równolegle z zarządem spółdzielni obejmującym pozostałe lokale w budynku, a więc te w stosunku do których ustanowione zostały spółdzielcze prawa do lokali.

Decyzja ta może być spowodowana chęcią zmiany sposobu zarządzania (np. w wyniku niezadowolenia z działań podejmowanych przez spółdzielnię lub jej zaniedbań), czy po prostu uzyskania przez poszczególnych właścicieli lokali możliwości bezpośredniego wpływu na zarząd. Każdy członek wspólnoty może bowiem wyrazić swoją wolę przy podejmowaniu uchwał dotyczących spraw przekraczających zwykły zarząd, np. w sprawach planowanych inwestycji, wyboru wykonawcy robót itd. Zarządzanie będzie wówczas bardziej dopasowane do wspólnych oczekiwań członków wspólnoty.

Często też będzie wykonywane sprawniej niż przez duże spółdzielnie, w których aktualne potrzeby mieszkańców jednego z budynków na całym osiedlu mogą tracić na znaczeniu lub oczekiwać powolnie na realizację.